Архивное дело занимает все более важное место в нашей многоплановой жизни. Растет социальная значимость архивов. Становится весомее вклад архивов в развитие истории родного края, его жителей.
Намного из истории становления и основных терминов архивного дела. Говорят: «Хочешь лучше понять настоящее - загляни в прошлое». У россиян такая возможность появилась благодаря Петру Первому, положившему начало архивам. В феврале 1720 года он ввел обязательный учет государственных бумаг в России, после чего все министерства, государственные ведомства должны были хранить акты, деловые бумаги и передавать их в соответствующие органы. Для этого они скапливались в монастырях, церквях и приказах.
В Курской губернии архивное дело началось после организации в 1903 году губернской ученой архивной комиссии.
Архивный фонд Курской области, датируется 1623 годом и насчитывает более трех миллионов единиц хранения, которые отражают политические, экономические, культурные, социальные, общественные традиции Курского края.
Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в прочесе деятельности соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода и.т.п. ( п. 2.2) . Пополнение фондов продолжается.
Существует плановый прием документов, а целесообразность их хранения определяют архивисты.
В связи с изменением административно-территориального деления Курской области и с целью координации деятельности областных и районных архивов, было создано Архивное управление Курской области. Архивное управление входит в систему Федерального архивного агентства (РОСАРХИВА) и осуществляет свою деятельность в тесном контакте с органами государственной власти, муниципалитетами и негосударственными структурами. В настоящее время в его подчинении находятся:
*Государственный архив Курской области (у него есть филиал),
* Государственный архив дел по личному составу
* Государственный архив общественно-политической истории), * 32 муниципальных архивов районов и городских округов.
Архивный отдел Администрации Дмитриевского района в своей деятельности руководствуется :
1. *Положением об архивном отделе, утвержденным постановлением Администрации Дмитриевского района № 338 от 25 июня 2012 года, которое определяет правовой статус, основные задачи и функции архивного отдела;
2. *Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;
3. *Законом Курской области «Об архивном деле в Курской области» от 30 ноября 2015 № 118-ЗКО;
4. * «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области государственными полномочиями в сфере архивного дела» от 29 декабря 2005 год № 104-ЗКО (с изменениями на 21 декабря 2020 года, а также Конституцией РФ и другими нормативно-правовыми документами.
В связи с тем, что Федеральное архивное агентство
( Росархив ) с 2016 года подчиняется не Министерству культуры, а напрямую Президенту России! На основании с Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти .
В связи с этим :
Утверждены новые Правила организации, хранения, комплектования, учета использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года № 24 и
И ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ от 20.12.2019 г. N 236.
По состоянию на 01.01.2021 года всего организаций- источников комплектования – 31, в том числе по видам собственности:
государственных - 10
муниципальных - 15
негосударственных - 6 .
В настоящее время на хранении в архивном отделе находится 62582 дела, из них:
* Управленческая документация – 35993 дел;
* Документы по личному составу – 22930 дел;
* Документы личного происхождения -818 дел
* Фотодокументы составляют - 841.
в 2020 году были утверждены и согласованы на ЭПК архивного управления Курской области всего 1902 ед. хр., из которых 1864 ед. хр. составляет управленческая документация
( т.е.постоянного хранения) и 38 ед. хр. по личному составу.
Документы по личному составу, если действует организация, согласно архивному законодательству, в архив, не принимаются.
Архивный отдел обеспечивает разнообразные формы использования архивных документов. Всего в 2020 году проведено информационных мероприятий – 8, из них - 5 организованных и проведенных работниками архивного отдела,
опубликовано 3 материала (Листая старые подшивки, вернемся в прошлое на миг …», «Медаль за бой, медаль за труд», «Семья патриотов», а также были представлены информации архивных документов для опубликования других материалов.
В архивный отдел запросы ( обращения) граждан поступают: через единый портал - 4,
региональный – 40,
сайт – 71;
по почте – 35;
Иным способом - 39
через МФЦ – 135;
лично принято – 42 чел.
Запросы из Пенсионных фондов ( Деловая почта – 583).
Исполнено всего запросов 1598, из них:
социально-правовых запросов – 1286, что составляет 80%
Тематических – 312, - 20% из них, всего с положительным результатом – 1591.
Каждый из вас имеет отношение к архивному делу. Вы формируете дела для передачи на хранение в архив. Сегодня расскажу о порядке комплектования, хранения и передачи в архив документов, образующихся в процессе деятельности в Администрации Дмитриевского района и её структурных подразделениях.
Во – первых: Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве, составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения, который составляется и утверждается ежегодно. Номенклатура дел закрепляет классификацию
(группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом.
В администрации района – номенклатура сводная, куда включены все отделы, которые не явлются юридическими лицами.
Структурные подразделения, которые имеют статус юридического лица: Отдел социального обеспечения, отдел по вопросам культуры, делам молодежи, физкультуры и спорта, Управление образования, финансово-экономическое управление составляют и представляют на утверждение номенклатуру дел в архивный отдел или представляют на Экспертно-проверочную комиссию ( ЭПК) Курской области. На ЭПК номенклатура представляется 1 раз в 5 лет.
Все документы, которые согласно номенклатуре дел, указано хранить постоянно, передаются в архив. Если, каких-либо документов, нет, тогда в обязательном порядке пишется справка об их отсутствии и указывается причина. Без такого документа, документы, представляемые на утверждение и согласование не рассматриваются на экспертно-проверочной комиссией. ( ЭПК)
Согласно Правилам организации, хранения, комплектования, учета использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях:
Документы постоянного срока хранения или их называют управленческая документация, передаются в архив организации
(ответственного за архив) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной или муниципальной службы, передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения. Документы по личному составу ( такие как расчетно-платежные ведомости, отчисления в различные фонды, оставляют на местах.
Дела временных ( до 10 лет) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. К ним в обязательном порядке составляется Опись.
В организациях создается ЭК ( действует экспертная комиссия), основными функциями которой является:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации ( структурного подразделения), составление описей дел, составление различных актов. ( акт о выделении к уничтожению, не подлежащих хранению и др.);
- подготовка предложений об определении сроков хранения документов и об изменении сроков.
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документов.
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.
В структурных подразделениях, в деятельности которых не создаются документы АФ РФ создают описи дел временных сроков хранения и обеспечивают их сохранность ( п. 4.12)
Документы постоянного срока в дальнейшем представляются через 3 года на утверждение, по личному составу – на согласование Архивного управления Курской области.
Отдел ЗАГС документы хранит у себя, все остальные передают документы на хранение в архивный отдел, т.е. каждый из Вас принимает участие в формировании Архивного фонда Курской области.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временных ( свыше 10 лет) сроков хранения, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливают к передаче и подлежат оформлению и описанию:
На бумажном носителе
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
- документы постоянного и временного хранения группируются раздельно.( т. е. разные дела)
- включать 1 экз. документа.
- группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела ( судебные, личные, документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые формируются за период созыва и др., например дела Представительного собрания. )
Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
Дело на бумажном носителе не должно содержать 250 листов, при толщине не более – 4 см.
Документы прошиваются на 4 прокола в твердую обложку, с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. В конце каждого дела пришивается лист-заверитель дела.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.
Пошитые в дело конверты с вложениями нумеруются: в начале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов ( включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому вложению листов в деле. Допускается употребление литерных номеров листов. Например 45, 45а, 45б.
В итоге, документы должны по завершению делопроизводства, упорядочены, правильно прошиты и должны быть готовы к передаче их на постоянное хранение.
За методической помощью, другим вопросам в области архивного отдела обращайтесь в архивный отдел.
Начальник архивного отдела
Администрации Дмитриевского района А.И. Бачурина