В  целях обеспечения  сохранности и государственного учета документов Архивного фонда   архивный отдел   имеет  оргтехнику:

4 компьютера, 2 принтера, ксерокс, визуализатор для оцифровки документов,  оборудование для  архивного переплета документов, фотоаппарат.

В  архивохранилищах, общей площадью 396 кв.м. соблюдается температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический и охранный режимы.

           В  2015 году  приобретены: металлические стеллажи, протяженностью   40 погонных метров,  короба  в количестве 350 штук, 4  металлических шкафа  для хранения научно-справочной документации,    2- подкатные тумбы,  скамейка  для ожидания заявителей,  2 кресла для работников  архивного отдела,  выставочный стенд,  компьютер.          

Документы постоянного хранения и по личному составу хранятся на металлических стеллажах, общей протяженностью  1120 погонных метров.   

         По состоянию на 01.01.2016  года  в список источников комплектования   архивного отдела  входят  – 38  организаций, в том числе по видам собственности:

         14         государственных       

         17         муниципальных                  

           7         негосударственных 

         В  2015  году  направлено  для согласования  и утверждения  на  ЭПК  архивного управления Курской области  -  2491  единица хранения, из них  1391- постоянного хранения  и  1100 – по личному составу).  Это  8 организаций - источники комплектования  и    1   ( ООО «Дмитриевское»)  не  источник  комплектования.  Годовые отчеты, статистические отчеты   о   производственной деятельности    ООО «Дмитриевское»  будут внесены  в   документы   отдела   аграрной политики Администрации Дмитриевского района.

 Принято  за  2015 год ,   всего:  556 единиц хранения ,  в том числе:    

Управленческая документация –  473,

Документы по личному составу – 59 ,

         Документы личного происхождения –  16  единиц, что составляет 172 документа.  

     Фотодокументы –  8

По состоянию на 01.01.2016 года  на хранении  находится 182 фонда    общим массивом  58685  единиц хранения.

          Государственный учет документов и система научно-справочного аппарата в отделе  ведется  соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда. Информационно-справочные  материалы ( описи документов, дела фондов, наблюдательные дела) имеются по всем    фондам, которые хранятся в металлических шкафах.  

         В   2015 году   в архивный отдел  поступило всего  1848   запросов,     в том числе: ( социально-правовые –  1010, тематические – 838), из них    получили отрицательный ответ -  23 чел  ( 17/6).

 По   исполнению    запросов граждан, организаций, служб  просмотрено  9408  единиц хранения.     

         37  запросов поступили из  дальнего и ближнего зарубежья ( Украина - 1, Беларусь - 2, Венгрия – 10, Молдова – 1, Дагестан – 1, Крым - 16 ).

         93 запроса  поступили через сайты Администрации района и архивного отдела.  Выдано    документов   во    временное пользование         (  820  ед. хр.) -   164  чел.  

         По вопросам исполнения социально-правовых,  тематических и других   запросов     работаем     по     Административному         Регламенту

 « Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области  и другим архивным документам,  выдача архивных справок, архивных копий   и архивных выписок». Все запросы исполнены в установленные законодательством сроки. 

         Всего пользователей архивной информацией   2334 человека.

         Постановлением Главы утверждена  программа «Сохранение и развитие архивного дела в Дмитриевском районе на 2015-2017 годы , всего   будет направлено  на  увеличение стоимости основных средств и материальных запасов   в сумме  более  600  тысяч рублей.

                  В 2015 году  постановлением Главы  внесены  изменения  в  программу  в  связи с  изменившимися объемами финансирования.  

          Работаем  по    программе    База данных «Архивный фонд» Поля подраздела    «Фонд»    и   «Опись»   введены   полностью,          в разделе «Единицы хранения»,  за отчетный год  введено 16854 ед. хранения, что составляет 30,5 %.   Работа будет продолжена.

         Активирована   Программа  «Местонахождение архивных документов по личному составу»,  предоставленная   Государственным архивом Курской области»,  введена вся имеющая информация, работаем дистанционно.

         Заключено соглашение об информационном взаимодействии  с Управлением Пенсионного фонда  по программе ( VipNet – «Деловая почта»)  и  филиалом  МФЦ  по Дмитриевскому району.

         Архивный отдел  о   работе   отчитывается перед  архивным управлением Курской области :

         Годовой  отчет  с приложениями к нему  сведениями, информациями, формами,  полугодовые отчеты по основным вопросам деятельности,  ежеквартальные отчеты и сведения по  реализации  отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела,  ежемесячные   информации  и сведения:

         -    о межрегиональном пограничном сотрудничестве ;

         -  о государственной и муниципальной собственности к субвенции;

         -   об исполнении  социально - правовых и  тематических  запросов  с разбивкой    по различным   видам собственности,  количество запросов и заявлений полученных от заявителей лично,  от организаций,  по электронной почте,  от   МФЦ.

         Архивный отдел обеспечивает разнообразные формы использования архивных документов.  Всего проведено информационных мероприятий – 34,  из них   - 20   организованных и проведенных работниками архивного отдела.  

         Опубликовано  9  материалов в районной газете «Дмитриевский вестник».          За отчетный год отделом  оформлено 3 выставки  :  «70 лет Победы»,  «Дмитриев - край партизанской славы», « Поклонимся великим тем годам…»,

            Проведено  2  урока и 1 лекция   для учащихся школы   № 2  и  Крупецкой школы  на тему:  « Каждый патриот ценит свое Отечество»,  «70 лет Победы в Великой Отечественной войне»,   « Старину вспомним, чтобы идти вперед»,   в них приняли участие   68   школьников.

           Проведены  2  экскурсии «Размещение документов в архивохранилище»   и   «Я  и  мой  город»  для гостей из побратимого  города Докшицы.            

         Кроме того подготовлено  4  информации  для выступления на  круглом столе    «Вангенгейм – ученый, краевед»,   участвовала в открытии мемориальной доски ученому и основателю Дмитриевского краеведческого музея,   в научно- практической конференции, проводимой  областной организацией Общество «Знание» и межрегиональной конференции  на тему «  «Задачи общественных организаций в семьях  по сохранению истории наследия Победы»,   круглого стола  (09.12.2015)  «Память о защитниках Отечества как основа народного единения России». где  выступила  с информацией.

          Ведущий  специалист- эксперт   Комягина С.В. принимала участие в областном конкурсе   на лучшую опись документов личного происхождения участника Великой отечественной войны, получила сертификат.

          Начальником  архивного отдела  принято 54 чел.  по личным вопросам  ( где получить архивную справку за тот или иной период работы, учебы, и.т.п., помочь сделать запрос  в архивные учреждения по области и за её пределы,  данные о жителях Дмитриевского района и другие).

         Оказывалась  методическая помощь организациям  в составлении номенклатур,  упорядочению документов,   составление описей ( отделу по вопросам культуры, молодежной политики, физкультуры и спорта, ЦРБ,  районному суду,  Центру занятости и ООО «Дмитриевское».  Кроме того  работниками архивного отдела даны    18  консультаций  по вопросам архивного дела, ведения делопроизводства и   учета документов.

         Просмотрено  192  дела  управленческой  документации  Дмитриевского городского,  районного Советов   народных депутатов и их исполнительных комитетов,   администраций  сельских поселений,  в результате составлено   32  карточки.

         Проведена  работа по замена обложек   отдельных документов в количестве  252  дела.          Документов в неудовлетворительном состоянии на хранении, нет.

         На 2015 год выписаны  журналы «Отечественные архивы»,  «Вестник архивиста»,  «Дмитриевский вестник»,  газета «Курская правда».   В работе используем   информационно-методические бюллетени, календари  знаменательных и памятных дат  и другие методические брошюры,  издаваемые  архивным управлением Курской области, Государственным архивом Курской области и другие нормативно-методические  и правовые  документы.         

         Планируем:  в связи с празднованием освобождения города Дмитриева  и Дмитриевского района от фашисткой оккупации, провести урок  3.03.2016  на базе архивного отдела с учащимися Крупецкой школы.

         - Оформить   выставки по партизанскому движению.      

         - Подборка материалов для опубликования в районной газете.

         - Внести  в учетные документы по фондам  «Сведения об изменении фондов « за 2015 год.

         Работа с источниками комплектования по  номенклатурам дел и описанию документов.

         - Исполнение запросов от граждан.      

Начальник архивного отдела

Администрации Дмитриевского района                               А.И. Бачурина