Архивное дело занимает все более важное  место в нашей многоплановой  жизни. Растет социальная значимость архивов. Становится весомее вклад архивов в развитие истории родного края, его жителей.

         Намного  из истории становления и основных  терминов  архивного дела. Говорят: «Хочешь лучше понять настоящее - загляни в прошлое».  У россиян  такая возможность появилась благодаря Петру Первому, положившему начало архивам. В феврале 1720 года он ввел обязательный учет государственных бумаг в России, после чего все министерства, государственные ведомства должны были хранить акты, деловые бумаги и передавать их в  соответствующие органы.  Для этого они скапливались в монастырях, церквях и  приказах.

           
             В Курской губернии архивное дело началось по­сле организации в 1903 году губерн­ской ученой архивной комиссии.

 Архивный фонд Курской области, датируется  1623 годом и   насчитывает  более трех миллионов единиц хранения, кото­рые отражают политические, экономические, культурные, социальные, общественные традиции Курского края.           

Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в прочесе деятельности соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода и.т.п.  ( п. 2.2) .  Пополнение фондов продолжается.

Существует плановый прием до­кументов, а целесообразность их хра­нения определяют архивисты.

         В связи с изменением админи­стративно-территориального деления Курской области и  с   целью координации деятельности областных  и районных  архивов,  было соз­дано Архивное управление  Курской области.   Архивное управле­ние входит в систему Федерального архивного агентства (РОСАРХИВА) и осуществляет свою деятельность в тесном контакте с органами государственной власти, муниципалитетами и негосударствен­ными структурами. В настоящее время  в его подчинении находятся:

  *Государственный архив Курской области  (у него есть филиал),

 * Государственный архив  дел по личному составу

 * Государственный архив  общественно-политической истории),    * 32 муниципальных архивов  районов  и городских округов.

  Архивный отдел Администрации Дмитриевского района  в      своей деятельности  руководствуется :

        1. *Положением об архивном отделе, утвержденным постановлением Администрации  Дмитриевского района № 338 от 25 июня  2012 года, которое  определяет правовой статус, основные задачи и функции архивного отдела;

         2. *Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»  № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;  

         3. *Законом  Курской области  «Об архивном деле в Курской области» от 30 ноября 2015 № 118-ЗКО;

         4. * «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области государственными полномочиями в сфере архивного дела»  от 29 декабря 2005 год № 104-ЗКО   (с изменениями на 21 декабря 2020 года,  а также Конституцией РФ и другими нормативно-правовыми документами.

          В связи с тем, что  Федеральное  архивное агентство

 ( Росархив ) с 2016 года подчиняется не Министерству культуры, а напрямую Президенту России!   На основании с Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293   Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти .

         В связи с этим : 

         Утверждены  новые Правила организации, хранения, комплектования, учета  использования документов архивного фонда  РФ и других  архивных документов  в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»  приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года № 24  и   

И ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ  МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ  от 20.12.2019 г. N 236.  

          По состоянию на 01.01.2021  года всего организаций- источников комплектования  – 31, в том числе по видам собственности:

         государственных       - 10

         муниципальных                  - 15

         негосударственных   -  6 .

         В настоящее время на хранении в архивном отделе    находится  62582  дела, из них:

         * Управленческая документация – 35993 дел;

         * Документы по личному составу – 22930 дел;

         * Документы личного происхождения      -818 дел

         * Фотодокументы      составляют       - 841.        

в 2020 году были  утверждены и   согласованы  на  ЭПК  архивного управления Курской области всего 1902 ед. хр., из которых 1864 ед. хр. составляет  управленческая  документация

( т.е.постоянного хранения)  и 38 ед. хр. по личному составу.

Документы по личному составу, если действует организация, согласно архивному законодательству,  в архив, не принимаются.

          Архивный отдел обеспечивает разнообразные формы использования архивных документов.  Всего в 2020 году  проведено информационных мероприятий – 8,  из них   - 5  организованных и проведенных работниками архивного отдела,   

опубликовано   3   материала  (Листая старые подшивки, вернемся в прошлое на миг …»,  «Медаль за бой, медаль за труд», «Семья патриотов», а также были представлены  информации  архивных документов для опубликования других материалов.  

         В архивный отдел  запросы ( обращения) граждан поступают: через единый портал -  4,

  региональный – 40,

 сайт – 71;

 по почте – 35;

 Иным способом - 39

 через МФЦ – 135;

лично принято – 42 чел.

 Запросы  из Пенсионных фондов ( Деловая почта – 583).

         Исполнено всего запросов    1598, из них: 

         социально-правовых запросов –  1286, что составляет  80%

         Тематических  – 312, -  20%   из них, всего  с положительным результатом – 1591.

         Каждый из вас    имеет отношение к архивному делу. Вы формируете дела для передачи  на хранение в архив. Сегодня расскажу о порядке  комплектования, хранения и передачи  в архив документов,  образующихся в процессе деятельности в  Администрации Дмитриевского района и её  структурных подразделениях.     

         Во – первых: Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве,   составляется номенклатура дел.  

Номенклатура дел  - это  систематизированный список наименований дел заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения, который  составляется и утверждается ежегодно.    Номенклатура дел закрепляет классификацию

(группировку)  исполненных документов в дела и является основным учетным документом. 

         В администрации района – номенклатура сводная, куда включены все отделы, которые не явлются  юридическими  лицами.   

         Структурные подразделения, которые имеют статус юридического лица: Отдел социального обеспечения, отдел по вопросам культуры, делам молодежи,  физкультуры и спорта, Управление образования, финансово-экономическое  управление  составляют   и  представляют на утверждение  номенклатуру дел в архивный отдел или представляют  на Экспертно-проверочную комиссию  ( ЭПК) Курской области.   На ЭПК номенклатура представляется  1 раз в 5 лет.

          Все  документы, которые согласно номенклатуре дел, указано хранить постоянно,  передаются в архив.  Если, каких-либо документов, нет, тогда в обязательном порядке  пишется справка  об их отсутствии  и указывается причина. Без такого документа, документы, представляемые    на   утверждение и согласование  не рассматриваются на  экспертно-проверочной комиссией. ( ЭПК)  

         Согласно  Правилам организации, хранения, комплектования, учета  использования документов архивного фонда  РФ и других  архивных документов  в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях:

         Документы  постоянного срока хранения или их называют управленческая документация,  передаются в архив организации

(ответственного за архив) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. 

         Документы по личному составу государственных гражданских служащих  и муниципальных служащих, уволенных   с государственной или муниципальной службы, передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения. Документы по личному составу    (  такие как расчетно-платежные ведомости,  отчисления  в различные фонды, оставляют на местах.

         Дела  временных ( до 10 лет) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения  подлежат уничтожению в установленном порядке.  К ним  в обязательном порядке составляется  Опись.

         В  организациях создается  ЭК ( действует экспертная комиссия), основными функциями которой является:

         - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения

         -  рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации ( структурного подразделения), составление описей дел, составление различных актов. ( акт о выделении к уничтожению, не подлежащих хранению и др.);

         -  подготовка предложений об определении сроков хранения документов и об изменении сроков. 

         -  методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документов.

          Экспертиза ценности документов  проводится ежегодно.

 В структурных подразделениях, в деятельности которых не создаются документы АФ РФ  создают описи дел временных сроков хранения и обеспечивают их сохранность  ( п. 4.12)

 Документы постоянного срока   в  дальнейшем   представляются  через 3 года   на утверждение, по  личному составу – на согласование   Архивного управления Курской области.

          Отдел ЗАГС документы хранит у себя, все остальные передают    документы на хранение в архивный отдел,  т.е. каждый из Вас   принимает участие в формировании  Архивного фонда  Курской области.

         Законченные делопроизводством дела постоянного и временных ( свыше 10 лет) сроков хранения, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливают к передаче и  подлежат оформлению и  описанию:

На бумажном носителе

1. Подшивка документов
2.  Нумерация листов дела ( графитным  карандашом в верхнем правом углу  в валовом порядке  арабскими цифрами).   
3.  Составление листа-заверителя
4. Оформление обложки дела.

          При формировании дела необходимо соблюдать  следующие требования:

         - документы   постоянного и  временного хранения группируются раздельно.( т. е. разные дела)

         -  включать  1 экз.  документа.

         -  группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела ( судебные, личные, документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые формируются за период созыва и др., например дела Представительного собрания. )

         Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Дело на бумажном носителе не должно содержать 250 листов, при толщине не более – 4 см.

          Документы прошиваются на 4 прокола в твердую обложку, с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.  В конце каждого дела  пришивается  лист-заверитель дела.

         Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие   самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

         Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

         Пошитые в дело конверты с вложениями нумеруются: в начале конверт, а затем  очередным номером каждое вложение в конверте.  Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов  ( включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому вложению листов в деле.  Допускается  употребление литерных номеров листов.  Например 45, 45а, 45б.

         В итоге, документы должны  по завершению  делопроизводства,  упорядочены, правильно  прошиты и должны быть готовы к передаче их на постоянное хранение.

         За методической помощью, другим вопросам в области архивного отдела обращайтесь в архивный отдел.

Начальник архивного отдела

Администрации Дмитриевского района                    А.И. Бачурина